Leitcodierung verstehen: der Schlüssel zu reibungsloser Logistik

In diesem Blogbeitrag wollen wir folgende Fragen beantworten:

• was ist überhaupt ein DHL-Leitcode?
• welche Hürden gibt es bei der Erstellung von Leitcodierungen?
• wie können Onlinehändler mit den Services von endereco Leitcodierungsprobleme lösen?

Leitcodierung: Grundlagen und Aufbau

Im Allgemeinen ist die Leitcodierung bei DHL ein System zur Zuordnung von Sendungen zu bestimmten Sortier- und Transportrouten. Dabei wird ein maschinenlesbarer Code verwendet, der die Zielregion oder das Zielpaketzentrum eindeutig identifiziert. Dieses Verfahren sorgt für eine präzise und effiziente Steuerung der Sendungen im Logistiknetzwerk von DHL.

Ein Versandlabel von DHL muss immer sowohl den Leitcode als auch den Identcode korrekt und vollständig enthalten. Beide Codes sind unverzichtbar und ermöglichen maschinelle Erfassung und nahtlose Weiterverarbeitung von Sendungen.

Der Leitcode gibt Auskunft über den Transportweg einer Sendung. In diesem Code sind folgende Informationen codiert:

Stellen 1 bis 5: Postleitzahl
Unverschlüsselte Darstellung der 5-stelligen Postleitzahl der Hausadresse des Empfängers

Stellen 6 bis 8: Straßenkennzahl
Da es auf dem Label nicht genug Platz für den Straßennamen gibt und der Leitcode numerisch ist, wird jedem Straßennamen eine 3-stellige Kennzahl zugeordnet

Versandlabel von DHL (Quelle www.dhl.de)

Stellen 9 bis 11: Hausnummer
Unverschlüsselte Darstellung der Hausnummer (3-stellig). Bei Hausnummern, die 4-stellig sind, werden weitere Straßenkennungen verwendet. So hat der Hausnummernbereich 0–999 eine andere Straßenkennung als der Hausnummernbereich 1000–1999

Stellen 12 bis 13: Produktcode
Jedes Produkt von DHL, z. B. DHL Kleinpaket, hat einen eigenen Produktcode

Stelle 14: Prüfziffer

Probleme und Konsequenzen bei fehlerhafter Leitcodierung

Bevor wir auf die Probleme und deren Ursachen eingehen, betrachten wir die Folgen, die fehlerhafte Leitcodes haben können.

Für jeden Leitcode, der fehlt, fehlerhaft oder nicht lesbar ist, wird automatisch ein Codierentgelt von 0,49€ pro Leitcode erhoben. Auf ersten Blick vielleicht nicht viel, aber bei einer gewissen Menge an Sendungen summieren sich auch solche kleinen Beträge sehr schnell.

In welchen Situationen wird das Codierentgelt erhoben?

1. Leitcode ist nicht lesbar
   Ein unlesbarer Leitcode kann verschiedene Ursachen haben. Häufig entstehen Probleme durch Beschädigungen des Etiketts während des Transports. Auch Verschmutzungen, Feuchtigkeit und fehlerhafte Druckqualität (z. B. durch leere Druckerpatronen oder unscharfen Druck) können den Code unlesbar machen. Darüber hinaus können falsche Platzierungen des Codes auf der Sendung die Lesbarkeit beeinträchtigen.
2. Leitcode fehlt
   Oft wird der Code bei der Erstellung des Versandlabels vergessen, oder technische Fehler wie Probleme mit der Drucker- oder Label-Generierungssoftware führen zum Fehlen des Leitcodes. Auch beschädigte Etiketten oder der Verlust des Labels während des Transports spielen eine Rolle, und manchmal fehlt der Leitcode aufgrund von fehlerhafter Datenübertragung zwischen den Systemen des Versenders und des Logistikdienstleisters.
3. Leitcode ist fehlerhaft
   Die häufigsten Ursachen für fehlerhafte Leitcodes sind unvollständige oder fehlerhafte Adressdaten des Empfängers der Sendung. Technische Probleme, z. B. Softwarefehler im System, können in selteneren Fällen ebenfalls zu einem fehlerhaften Code führen. Auch der menschliche Faktor, beispielsweise Fehler bei der Eingabe der Daten, oder eine ungenaue oder falsche Zuordnung des Codes zu den Logistikprozessen können den Leitcode unbrauchbar machen.
   
   Außerdem muss das Versandlabel zusätzlich zum Leitcode noch einen zweiten Barcode, den sogenannten Identcode, enthalten. Auch wenn dieser fehlt, ist die Sendung nicht bearbeitbar.

Welche Lösungen es für Onlinehändler gibt und wie endereco unterstützen kann

Es gibt mehrere Wege, Fehler bei Adressdaten zu minimieren. Natürlich können die Logistikmitarbeiter „zu Fuß“ jede einzelne Adresse überprüfen – solche manuellen Recherchen sind unumgänglich, wenn ein Versandlabel nicht generiert werden kann. Das aber frisst viel Zeit – und somit Ressourcen und bares Geld.

In Zeiten von massivem Personalmangel und gleichzeitig steigendem Sendungsaufkommen kann sich eigentlich kein Unternehmen mehr solchen teuren manuellen Rechercheaufwand leisten. Hier können verschiedene Softwarelösungen bei der Automatisierung der Prozesse helfen. Oft werden diese Software-as-a-Service (Saas)-Solutions im Backend, also am Ende der Versandkette eingesetzt. Allerdings wird dabei die manuelle Arbeit nur geringfügig reduziert.

Als SaaS-Anbieter kann endereco zwar nicht auf technische Fehler beim Druck oder der Generierung von Versandlabels sowie deren fehlerhafte Anbringung einwirken. Allerdings unterstützen wir Onlinehändler, Versandhäuser und Fulfillment-Center effektiv bei Problemen mit fehlerhaften Leitcodes, indem wir hochwertige Tools und Services zur Optimierung der Datenqualität bereitstellen:

• Adressprüfung und -korrektur: endereco validiert und korrigiert Adressdaten in Echtzeit, um sicherzustellen, dass der Leitcode auf korrekten und vollständigen Daten basiert.
• Automatische Leitcodierung: durch die Integration von endereco-Lösungen können Leitcodes direkt und fehlerfrei generiert werden.
• Bestandsdatenvalidierung: endereco überprüft bestehende Datenbestände und eliminiert Fehler, die zu fehlerhaften Leitcodes führen können.
• Effiziente Systemintegration: die Tools von endereco lassen sich problemlos in vorhandene Systeme integrieren, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Support und Beratung: endereco bietet umfassenden Support, um Versendern bei der Identifikation und Lösung spezifischer Probleme mit der Leitcodierung zu helfen.

Unsere Services können nicht nur in der Warenwirtschaft eingebunden werden, sondern auch direkt im Checkoutprozess! Somit kommen die meisten fehlerhafte Adressen gar nicht erst im Backend an, weil Kunden bereits während des Bestellprozesses gebeten werden, ihre Daten zu überprüfen und ggf. zu korrigieren.

Wenn Du Fragen rund um das Thema Leitcodierung und/oder Adressdaten hast, melde Dich einfach bei uns! Wir führen gerne ein unverbindliches Erstgespräch und finden gemeinsam mit Dir genau die richtige Lösung für Deinen Use Case.